Excel 2007. Utilización de Fechas y Horas, introducir fórmulas y utlizar los operadores. Direcciones Absolutas y relativas

Texto, utilización de Fechas y Horas, introducir fórmulas y utilizar los operadores. Direcciones Absolutas y relativas.

EXCEL 2007

Tipos de datos

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:

Texto:

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 16,000 caracteres.

Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos mas usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros...

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta.

Si el texto fuese demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, y se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual fue introducido. Puede ocurrir, que si las celdas de la derecha están ocupadas, que no se vea en pantalla la totalidad del texto introducido, pero sí lo veremos entero en la barra de fórmulas. Para verlo entero, habría que dar mas anchura a la columna.

Si se quiere establecer un salto de línea dentro de una celda habrá que pulsar la tecla Enter manteniendo pulsada la tecla Alt. (Alt + Enter)

Valores

Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo, que es el valor por defecto si no se coloca ninguno de los símbolos o un valor negativo (Ej: -34).
Paréntesis los cuales se usan para cambiar el orden de evaluación, o cambiar la sintaxis.
Los signos "," y "." que indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente.
Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:
- Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal, se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18.75 ó 7 1/2 correspondiente al 7.5
- Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal, se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0.75 ó 0 1/2 correspondiente al 0.5 Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1/2, ya que será considerado como una fecha. La primera aparecería como 03-abr y la segunda como 01-feb.
Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0.65
La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6E2 representa 6 por 10², lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación científica.

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencia de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como 2.66410E+11, es decir, 2.66410 por 10¹¹.

FECHAS Y HORAS:

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como separador en las fechas. Por ejemplo: Escribimos 5-4-09 y al dar Enter aparece 05/04/2009
Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente.
Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más. Po ejemplo: Con 6-Marzo-09, obtenemos 06-mar-09
Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separándolas por un espacio en blanco. Por ejemplo 06/02/2009 21:55

Fórmulas

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Una fórmula está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Excel).

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una hoja de cálculo de Excel son:.

**Operadores Aritméticos**
Operador aritmético	Significado	Ejemplo
+ (signo más)	Suma	3+3
– (signo menos)	Resta (Negación)	3–1 –1
* (asterisco)	Multiplicación	3*3
/ (barra oblicua)	División	3/3
% (signo de porcentaje)	Porcentaje	20%
^ (acento circunflejo)	Exponenciación	3^2 (3²)

**Operador de comparación**
Operador de comparación	Significado	Ejemplo
= (signo igual)	Igual a	A1=B1
> (signo mayor que)	Mayor que	A1>B1
< (signo menor que)	Menor que	A1<B1
>= (signo mayor o igual que)	Mayor o igual que	A1>=B1
<= (signo menor o igual que)	Menor o igual que	A1<=B1
<> (signo distinto de)	Distinto de	A1<>B1

**Operador de texto**
Operador de texto	Significado	Ejemplo
& ("y" comercial)	Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo	("Nombre"&"apellido")

**Operadores de referencia**
Operador de referencia	Significado	Ejemplo
: (dos puntos)	Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.	B5:B15
; (punto y coma)	Operador de unión, que combina varias referencias en una sola	SUMA(B5:B15;D5:D15)
(espacio)	Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias	B7:D7 C6:C8

Modificación de un dato

Se realiza bien desde la barra de fórmulas o desde la propia celda activa, los pasos a seguir son:

Activar la celda en que se encuentra el dato a modificar:

Situarse en ella y hacer doble clic o pulsar la tecla F2 del teclado, la modificación del dato se realiza desde la propia celda.

También podemos situarnos en la celda y hacer clic en la barra de fórmulas, la modificación del dato se realiza desde dicha barra de fórmulas.
Modificar el dato con las teclas de edición (flechas, Suprimir, Retroceso...)
Pulsar la tecla Enter, o el botón de la barra de fórmulas , para validar la modificación. También existe la posibilidad de cancelar la modificación que se esté realizando pulsando la tecla ESC o el botón de la barra de fórmulas.

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una fórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1; argumento2;.....; argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C6)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+B1+B2+B3+B4+B5+B6+C1+C2+C3+C4+C5+C6

Observa la gran ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera precedida siempre del signo =

Excel2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizar las funciones, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar la ficha Insertar.
Elegir la opción Función O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

En la siguiente imágen tienes una sencilla hoja de cálculo.

Como puedes observar las columnas se numeran por letras: A, B, C, ... y las filas por números: 1, 2, 3, ... En la columna E aparecen los resultados del producto de las columnas C y D.

En la celda E9 se calculó la suma de las celdas y en la barra de fórmulas aparece la fórmula utilizada: =SUMA(E5:E8) y no el resultado que se ve en la celda. Esto es importante para considerar cuando se requieren varios cálculos con la misma fórmula ya que se puede copiar y pegar para obtener diferentes resultados de suma.

También podemos utilizar Texto en cualquier parte de la hoja, pero en este caso al poner el cursor encima aparecerá tal cual en la Barra de fórmulas.

Direcciones relativas

Las direcciones relativas son las que establecen por defecto la aplicación cuando creamos una fórmula. Son las normales.

Vamos a calcular el beneficio obtenido a lo largo de los meses del año en base a los ingresos y gastos de un negocio. Creamos una tabla como la siguiente e introducimos la fórmula del beneficio en la celda B4.

Ahora debemos introducir en cada una de las celdas de Utilidades (febrero, marzo,...) la fórmula para obtener la utilidad. Está claro que podemos ir celda por celda haciendo lo mismo que hemos hecho en la B4, pero, con Excel, esto sería perder el tiempo. Lo que tenemos que hacer es copiar la fórmula de la celda B4 a las celdas de la derecha.

Para copiar tenemos dos procedimientos: El primero de ellos y el más rápido es tirar del cuadro de llenado hacia la derecha, y el segundo: dar clic con botón derecho sobre la celda B4 y elegir Copiar del menú contextual, luego seleccionar de la celda C4 a la E4, y nuevamente dar clic con botón derecho y elegir Pegar.

De este modo hemos copiado la fórmula original que hemos introducido en la celda B4 a las celdas de la derecha y hemos comprobado cómo los operadores que intervienen en las fórmulas se han movido, han cambiado, a la vez que se movían las fórmulas. En la celda B4 la fórmula es =B2 - B3 y en la celda D4 la fórmula es D2 - D3, sin tener que hacer nada especial, solamente establecer una fórmula y copiarla hemos visto como los operadores que intervienen se mueven con la fórmula, es decir que sin saberlo hemos utilizado direcciones relativas de celdas.

Al copiar una celda que contiene direcciones relativas de celdas, las direcciones de las celdas contenidas en la fórmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situación de la fórmula.

Una vez escrita una fórmula en una celda, para ver mediante esas flechas azules las referencias de manera gráfica, (como en las ilustraciones anteriores) lo haremos posicionándonos en la celda que contiene la fórmula y dando clic sobre la opción Rastrear precedentes , que se encuentra dentro del grupo de opciones Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas, de esta manera visualizaremos las flechas que nos permiten rastrear las celdas contenidas en las fórmulas. Para quitar las flechas acudiremos al mismo grupo de opciones, eligiendo en este caso la opción Quitar flechas .

Direcciones absolutas

Si las direcciones relativas se caracterizan por desplazarse y cambiar cuando se copia una fórmula, con las absolutas ocurre lo contrario. Son referencias que aparecen en fórmulas y que al copiarlas no queremos que cambien según la nueva posición, sino que permanezcan fijas, que se comporten de forma absoluta. Por ejemplo tenemos la siguiente hoja:

Ahora introducimos en la celda C4 la fórmula =B4*B1.

La fórmula es correcta, pero si la copiamos hacia abajo vemos como lo muestra la figura de la derecha, no hemos conseguido nuestro propósito ya que las referencias tanto de B5 como de B1 van cambiando...Y no deseamos eso.

Si analizamos la procedencia de los operadores, vemos como el operador del precio de cada producto es correcto, sin embargo el operador que apunta a la celda B1 está equivocado.

Por lo tanto, concluimos que la fórmula de la celda C5 es correcta pero no se puede copiar hacia abajo directamente como hemos copiado fórmulas hasta ahora, es decir no es copiable.

Continuando con el ejemplo anterior, vamos a corregir el problema editando la fórmula y haciendo que la dirección que apunta al IVA (celda B1) quede fija de manera que cuando copiemos la fórmula hacia abajo dicha dirección apunte siempre a dicha celda B1 y no se mueva, no vaya cambiando.

Pues bien, para hacer esto debemos escribir en la propia fórmula, arriba en la barra de fórmulas, delante de la letra de la columna y del número de la fila el símbolo $, resultando entonces una dirección absoluta $B$1. Esto significa, que cuando la fórmula se copie, el término que venga precedido por el signo $, no va a cambiar, sino que va a permanecer fijo, estático, absoluto. Si analizamos gráficamente se ve como la fórmula al ser copiada, desplaza su dirección relativa (columna B4 a B7)mientras que la absoluta queda fija (B1)apuntando hacia el valor del IVA.

Para establecer las distintas direcciones en las fórmulas de las celdas existen dos métodos:

Se puede escribir manualmente el signo $ en la referencia de la fórmula donde sea preciso.
Se puede dar clic a la tecla de función F4 cuando el cursor se encuentra al comienzo, en medio o al final de la referencia. Si la fórmula a modificar es =A1*C7 y queremos modificar la primera referencia, la de A1, colocaremos el cursor, por ejemplo en la barra superior de fórmulas entre la A y el 1. A medida que pulsamos la tecla F4 se va conmutando la dirección por cada uno de los cuatro posibles estados:

La referencia en principio tiene forma relativa A1.
Si tras posicionarnos en la referencia A1 pulsamos la tecla F4 pasa a ser absoluta $A$1.
Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma A$1.
Si volvemos a pulsar F4, pasa a ser mixta con la forma $A1.

Si volviéramos a pulsar F4 vuelve a cerrar el ciclo comenzando de nuevo por la forma relativa A1...

Formato condicional

Mediante el formato condicional conseguiremos que una misma celda y su contenido, presente un formato diferente (color de texto, bordes, trama de fondo…), en función del resultado que se haya obtenido como consecuencia de la aplicación de la fórmula que contiene. De esta manera una misma celda puede presentar un número en color rojo si es negativo, y negro en el caso de que la fórmula que contiene arroje un resultado positivo. Lo que nos permite identificar el tipo de resultado que obtenemos de una manera visual y rápida.

Por ejemplo, en un cuadro de calificaciones de alumnos, si la calificación promedio final es igual o menor que cinco desearemos que dicha nota se visualice de color rojo mientras que si es mayor o igual que seis (aprobado) aparezca de color verde. Esto se resuelve mediante formatos condicionales.

Para aplicar estos formatos condicionales a las celdas, seguiremos los pasos siguientes:

Seleccionamos el rango de celdas o celda a las que deseamos aplicar un formato condicional.
Desde el grupo de opciones Estilos de la ficha Inicio, accedemos al Formato condicional .
En el panel que se despliega desde esta opción, aplicamos las reglas que utilizaremos en la aplicación de este formato condicionado, en función de los cuales va a variar la apariencia de las celdas seleccionadas. En nuestro ejemplo se utilizó la opción: Resaltar reglas de celdas y luego Es mayor que y nos aparece un cuadro de diálogo.

En el cuadro de diálogo resultante escribimos la condición; buscamos calificaciones mayores a 5. Desplegamos la lista Con y elegimos alguna combinación de colores. Si deseamos alguna combinación especial de colores, entonces elegimos Formato personalizado que aparece al final de la lista.
Dar clic en aceptar y se aplicará el formato a todas las celdas seleccionadas.
Repetimos el mismo procedimiento anterior y en Resaltar reglas de celdas elegimos Es menor que y nos aparecerá el cuadro de diálogo Es menor que en donde escribimos la cantidad que queremos sea evaluada y en este caso será 6 para obtener las calificaciones reprobatorias, menores de 6.

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