Funciones diversas

Veremos un ejemplo en el que aplicaremos diferentes funciones de uso más frecuente en cualquier hoja de cálculo.

Crearemos la siguiente hoja de cálculo de ejemplo:

En esta hoja de cálculo efectuaremos las siguientes operaciones:

Para efectuar las operaciones utilizaremos diferentes funciones. Veremos una a una, sin embargo es importante que tengas claro el concepto de PORCENTAJE. Si quieres conocer más sobre porcientos da clic sobre el siguiente icono

Punto 1 Para calcular el Total de ventas utilizaremos la función SUMA que suma todos los números de un rango.

Sintaxis:SUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;...   son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Para efectuar la suma colocamos el cursor en la celda B12 y luego damos clic sobre el icono de función para que aparezca la ventana Insertar función, en donde buscaremos nuestra función SUMA y al dar clic sobre el nombre aparecerá la ventana Argumentos de la función. Damos clic sobre e l Controlador de selección y ahora da clic sobre la celda B3 y arrastra hasta la B10. En la barra de Argumentos de función ahora aparecerá el rango seleccionado B3:B10 También podemos observar que ya aparece nuestro resultado. Finalmente oprimir Aceptar y nuestra fórmula queda insertada en la celda B12

Punto 2 Para el segundo punto que es calcular el Impuesto retenido utilizaremos la función del PRODUCTO. Ahora colocamos el cursor en la celda D3 y damos clic en y en la ventana Insertar función buscamos la función PRODUCTO que multiplica todos los números proporcionados como argumentos y devuelve el producto. Por ejemplo, si las celdas A1 y A2 contienen números, puedes usar la fórmula =PRODUCTO(A1, A2) para multiplicar los dos números. También puedes realizar la misma operación con el operador matemático de multiplicación (*); por ejemplo, =A1 * A2. Para nuestro ejemplo utilizaremos la función de PRODUCTO.

Sintaxis: PRODUCTO(número1; [número2]; ...)

Una vez que aparece Argumentos de función, utilizamos el Controlador de selección y al elegir las celdas B3:C3 obtenemos un resultado que es incorrecto para nuestro cálculo ya que Excel está considerando 60% en lugar del 0.6 %, lo cual da un resultado no esperado. Es obvio que nos es posible que te cobren un 60% de impuesto.

Para corregir el cálculo, debemos aplicar la función de Excel pero además debemos dividir el total obtenido entre 100 para así obtener el importe del impuesto retenido del 0.6% La figura de la izquierda muestra la función corregida. El resultado correcto es 522. Si no te queda claro el procedimiento visita el tutorial de Porciento

Podríamos obtener un resultado directo sin tener que dividir entre 100, si en cada celda donde aparece el porcentaje a aplicar le colocamos el signo de % para que Excel lo reconozca, pero nuestra hoja no tendría una buena presentación. Para terminar con este punto lo que hacemos es copiar el contenido de la celda D3 en el resto de las celdas. Dar clic sobre D3 y luego arrastrar el controlador de relleno hasta la celda D10 para obtener todos los resultados. Puedes usar si lo prefieres la opción de Copiar y Pegar.

Punto 3 Para obtener el resultado solicitado en este punto que es la comisión del 3.5% utilizamos igualmente la función PRODUCTO pero tendremos que realizar algunos ajustes para obtener el resultado correcto. Nos colocamos sobre la celda E3 y damos clic sobre y elegimos la función PRODUCTO tal como lo hicimos en el punto anterior. Cuando aparezca Argumentos de la función damos clic sobre el Controlador de selección correspondiente al Numero 1, y elegimos la celda B3 que es donde aparece la venta del primer vendedor. Nuevamente damos clic sobre el Controlador de selección para regresar a Argumentos de función. Nuevamente damos clic sobre el Controlador de selección, pero ahora del Número 2 y elegimos la celda D1. Da clic sobre el Controlador de selección para regresar a la ventana Argumentos de función y da clic sobre Aceptar. Ahora aparece el resultado del cálculo el cual resulta correcto puesto que tomamos la celda que tiene el valor de 3.5 % y Excel lo considera como tal.

Si continuamos el procedimiento del punto anterior de seleccionar la celda E3 y arrastrar el controlador, obtendremos resultados erróneos.

Al analizar nuestros resultados vemos que sólo la celda E3 tiene la referncia correcta hacia el 3.5% y las demás hacen referencia a celdas diferentes tal como se ve en la figura de la izquierda.

Para resolver el problema debemos hacer el cálculo considerando a la celda D1 como fija para que sea la única referencia, y para lograrlo debemos utilizar una Referencia absoluta.

Damos clic sobre la celda E3 y en la barra de fórmulas colocamos el cursor antes de D1 y oprimimos F4 una vez con lo que la función debe quedar así:

= PRODUCTO(B3, $D$1)

después de corregir oprimimos Enter para obtener el resultado, que es el mismo que obtuvimos anteriormente.

Ahora seleccionamos la celda E3 y arrastramos el contralador hasta la celda E10 y obtenemos los resultados, tal como se muestran en la figura de la izquierda.

Punto 4 Para calcular el total de la comisión para cada vendedor, utilizamos la función SUMA. Seguimos el mismo procedimiento descrito en el punto Punto 1.

Una vez que seleccionamos SUMA y se abre Argumentos de función elegimos el Controlador de selección del Número 1 y elegimos la celda E3 y regresamos a Argumentos de función y ahora elegimos el Controlador de selección del Número 2 y antes de seleccionar la celda escribimos el signo menos, y luego seleccionamos D3 regresamos a Argumentos de función y oprimimos el botón Aceptar. Lo que hicimos fue aplicar una resta con la función SUMA.

Con el resultado de nuestra operación aritmética en E3, la seleccionamos y arrastramos el Controlador de relleno hasta la celda E10 para obtener todos los resultados finales.

Punto 5 Utilizando la función SUMA calcularemos los totales de las columnas Importe retención, Comisión y Total comisión.

Como ya se explicó anteriormente, el contenido de la celda B12 que se muestra en la imagen anterior, no es un valor sino una fórmula que podemos utilizar donde más nos convenga. Con base en lo anterior, seleccionamos la celda B12 con botón derecho y elegimos Copiar luego seleccionamos las celdas D12, E12 y F12 y con botón derecho sobre ellas, elegimos Pegar y Excel nos proporciona los totales de las columnas.

Otro procedimiento es dar clic sobre B12 y luego arrastrar hacia la derecha para copiar su contenido, como no queremos obtener la suma de la columna Impuesto retenido (%) ya que no tiene ningún sentido la sumatoria, al terminar de arrastrar, borramos el contenido de la celda C12.

Punto 6 Para determinar el Promedio de ventas y comisiones utilizaremos la función PROMEDIO devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis:PROMEDIO(numero1, [numero2],...)

Agregaremos una nueva fila para colocar los promedios y luego procedemos de la misma forma que lo hemos hecho anteriormente para tener acceso a las funciones.

Colocamos el cursor en la celda B13 y luego buscamos la función PROMEDIO y cuando aparezca Argumentos de función damos clic sobre B3 y arrastramos hasta la B10 y soltamos. Damos clic sobre Aceptar y ya tenemos el promedio de ventas. Para obtener el promedio de comisiones, podemos copiar la fórmula de la celda B13 usando la combinación CTRL + C y luego colocarnos en la celda E13 y pegar el contenido con CTRL + V, o si prefieres, puedes utilizar cualquier otro método para copiar la fórmula.

La figura de la izquierda nos muestra como se ve nuestra hoja de cálculo.

Punto 7 y 8 Determinaremos la Venta más alta y la Comisión más baja y para ello utilizaremos las funciones MAX y MIN.

La función MAX devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: MAX(número1;número2; ...)

Número1, número2...   son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Agregamos una nueva línea para colocar los valores solicitados y luego colocamos el cursor sobre la celda B13 y elegimos la función MAX empleando el procedimiento que se ha estado describiendo con anterioridad. Cuando se abra Argumentos de función damos clic sobre Controlador de selección para seleccionar el rango del cual queremos obtener el valor maáximo. Damos clic sobre la celda B3 y luego arrastramos hasta la celda B10. En el cuadro de texto del Controlador de selección aparecerá el rango seleccionado que es B3:B10; damos clic sobre el Controlador de selección y regresamos a Argumentos de función. Para obtener el resultado de la fórmula dar clic sobre Aceptar.

Para obtener la comisión mínima, procedemos de la misma forma que lo hicimos con la función Max, pero ahora buscaremos la función MIN cuya función devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis: MIN(número1;número2; ...)

Número1, número2...   son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Elegimos la celda E13 y una vez que estemos en Argumentos de función seleccionamos el rango de celdas de la E3 a la E10, es decir que debemos ver E3:E10. Finalmente dar clic en Aceptar.

En la imagen de la izquierda vemos nuestra hoja de cálculo terminada en lo que a cálculos se refiere, aún faltaría darle una buena presentación y para ello debemos utilizar las herramientas de que dispone Excel para formatear nuestra hoja de cálculo.

Función SI

La función SI nos es de mucha utilidad para evaluar situaciones en las que se cuenta con un gran número de información. Ilustraremos la función SI con otro ejemplo un poco más complejo. Consideraremos que tenemos un grupo de estudiantes que obtuvieron una calificación en su examen escrito, pero se hicieron merecedores de un incremento por sus trabajos desarrollados en forma proporcional: los que tienen calificaciones inferiores a 5, se les incrementarán 2 puntos y los que tienen calificaciones mayores a 7 se les incrementará 1 punto.

Aquí aplicaremos la función SI agregándole un elemento que es el operador Y que permite controlar dos argumentos. Silos dos argumentos son verdaderos regresa Verdadero, pero si uno de ellos es falso regresa falso.

La función que aplicamos es: =SI(Y(B2>2,B2<6),B2+2,B2+1)

Le indicamos a Excel que si el número es mayor que 2 pero menor que 6, le incremente 2, en caso contrario le incremente 1.

En caso de utilizar cantidades que contengan millares, no se debe poner ninguna puntuación dentro de ellas, ya que esto provocará un resultado inesperado.

De igual manera que utilizamos el operador Y podemos utilizar el operador O

Función CONTAR.

Utilizaremos el siguiente ejemplo para aplicar la función CONTAR. La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos.

Sintaxis: CONTAR(valor1; [valor2],...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos (Argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento)

Para insertar la función damos clic sobre la celda donde aparecerá el resultado que es para este ejemplo es B17, enseguida damos clic sobre y buscamos la función CONTAR. Al elegirla aparece la ventana Argumentos de la función; damos clic sobre el Control de selección y luego seleccionamos con el ratón las celdas de la B6 a la B15. Damos clic nuevamente sobre el control de selección para regresar a la ventana Argumentos de la función donde podemos ver ya el resultado. Finalmente damos clic sobre el botón Aceptar y aparecerá el número en la celda B17, que es: 10

CONTARA

Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la función CONTARA. Si desea contar sólo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI

La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango (Rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.)

Sintaxis: CONTARA(valor1, [valor2], ...)

Paso 1. Colocamos el cursor en una celda donde queremos que aparezca el conteo.

Paso 2. Damos clic sobre y buscamos la función CONTARA. Al elegirla aparece la ventana Argumentos de la función; damos clic sobre el Control de selección y con el ratón seleccionamos las celdas de la B33 a la B40. Como se muestra en la imagen.

Paso3. Damos clic nuevamente sobre el Control de selección para regresar a la ventana Argumentos de la función donde podemos ver ya el resultado (6).

Paso 4. Dar clic sobre Aceptar.

Función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado por el usuario.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango, criterios)

Vamos a considerar que tenemos una relación de temperaturas ambientales ocurridas durante el año. Si queremos saber cuántas veces la temperatura superó los 30^o empleamos la función CONTAR.SI

Damos clic sobre y buscamos la función CONTAR.SI. Al elegirla aparece la ventana Argumentos de la función; damos clic sobre el Control de selección y con el ratón seleccionamos las celdas que contengan el rango de temperaturas.

Damos clic nuevamente sobre el Control de selección para regresar a la ventana Argumentos de la función y ahora en la ventana de Criterio debemos establecer la condición, y para nuestro ejemplo escribimos >30 y damos clic sobre Aceptar con loq ue aparecerá el resultado en la celda seleccionada previamete.

En Criterio podemos utilizar cualquier operador de comparación para la obtención del resultado buscado.