Aprende a crear y modificar Gráficos y también Organigramas
EXCEL 2007
Crear gráficos
Un grafico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos. En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguien o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento.
Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
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Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la ficha Insertar. Se recomienda que selecciones el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. |
Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
A continuación ponemos un ejemplo de hoja de cálculo, seleccionamos los datos que deseamos aparezcan en nuestro gráfico. y obtenemos lo siguiente:
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El gráfico resultante aparece con los datos que seleccionamos en nuestra hoja de cálculo, ahora lo que tenemos que hacer es modificar algunos de los datos y agregar un título a nuestro gráfico.
Un grafico está compuesto de varios objetos: Área de trazado, Área de gráfico, Leyenda, Títulos, Series, Rótulos de datos, etc. y la gran mayoría de estos objetos los podemos personalizar.
Una vez que tengamos el grafico en la hoja, si lo seleccionamos vemos como aparece la cinta Herramientas de gráficos con distintas opciones desde las cuales podemos trabajar. Básicamente se organizan en tres categorías:
Diseño - Presentación - Formato. Desde estas opciones podremos personalizarlo agregándole información, modificándole el diseño cambiándole la forma de presentación y muchas cosas más. Esta nueva versión de Excel agrega muchas herramientas nuevas para mejorar los gráficos creados. Existen muchos tipos de gráficos, por eso en nuestra opinión Excel 2007 nos permite resolver todos los problemas que se nos planten a la hora de crear un gráfico brindándonos una gran variedad de opciones para poder armar y modificarlos a nuestros gusto.
Agregar un título de gráfico manualmente:
- Haz clic en el gráfico al que deseas agregar un título
- En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haz clic en Título del gráfico.
- En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escribe el texto que desees
Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.
Haz clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.
De igual manera podemos agregar Títulos de eje manualmente y para ello elegimos la opción Rótulos del eje.
Agregar o quitar un eje secundario en un gráfico
Cuando los valores de un gráfico varían considerablemente entre las distintas series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.), o cuando hay tipos de datos mezclados (como precio o volúmen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical (valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas.
Después de agregar un eje vertical secundario a un gráfico, puede agregar también un eje horizontal (categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico xy (de dispersión) o de burbujas.
Para diferenciar los datos que se trazan a lo largo del eje secundario, puede cambiar el tipo de gráfico sólo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar una serie de datos a un gráfico de líneas.
Para modificar el texto de las Series seguimos el siguiente procedimiento:
- Seleccionar el texto de la serie a modificar.
- Clic con botón secundario sobre la selección.
- Elegir la opción Selecionar datos... y aparece una ventana similar a la mostrada adelante.
- Seleccionar la serie que se modificará el texto y dar clic sobre la opción Editar.
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Podemos agregar o quitar Series. |
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Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Basta con seleccionar y arrastrar para reubicarlo en la misma hoja. Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás establecer su ubicación. Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño y se abrirá el cuadro de diálogo que se muestra a la izquierda. La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva. Es decir en una hoja independiente. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas. |
Modificar el tamaño de un gráfico
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño mantiendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
Modificar un gráfico
En la ficha Diseño de las Herramientas de gráficos aparecen diferentes opciones para modificar el gráfico existente.
Podemos cambiar el Tipo de gráfico. Cuando elegimos ésta opción aparecen todos los tipos disponibles por Excel para elegir el más adecuado a nuestras necesidades.
También podemos seleccionar un Diseño rápido cuyas opciones se pueden apreciar en la imagen de la izquierda.
A continuación puedes ver tres ejemplos de diferentes Tipos de gráfico.
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Gráficos xy Los gráficos XY permiten por ejemplo visualizar la variación de un dato con el transcurso del tiempo tal como muestra la imagen en la cual se muestra la evolución de la población mundial desde los años 1800 al 2008. Un gráfico XY dispersión tiene dos ejes de valores y los datos pueden mostrarse en rangos desiguales o grupos es muy usado para datos científicos en sus planillas de cálculo. |
Los gráficos circulares. Los gráficos circulares permiten representar una serie de datos de acuerdo al porcentaje que cada uno de ellos representa sobre la suma de todos los valores de la serie. En la imagen anterior se presentan a la izquierda cada uno de los valores y a la derecha la representación circular de cada uno de esos valores. Nosotros usamos este tipo de grafico cuando queremos expresar gráficamente la diferencia en porcentaje de un grupo de datos en relación al total. |
Gráficos tridimensionales.
Los gráficos tridimensionales permiten representar datos en tres dimensiones o sea valores que se representan alineados en tres ejes: el eje horizontal X (abscisas), el eje vertical Z (ordenadas), y el eje Y (series). El ejemplo anterior muestra la comparación de los datos de ventas para cuatro regiones (Sur, Este, Oeste y Norte) en los dos semestres del año.
Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas de utilizar por lo que será necesario realizar algunas prácticas de todos estos procedimientos para que en forma rápida se tenga la habilidad de crear excelentes gráficos.
Organigramas
Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicación. Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:
- Nos ubicamos en la ficha Insertar.
- Buscamos el ícono SmartArt.
- Después de dar clic al botón SmartArt, se desplega un menú de opciones de todas las formas que acá se encuentran.
- Seleccionamos Jerarquía que corresponde a la elaboración de organigramas.
- uego seleccionamos el tipo de gráfico de jerarquía que queremos.
- Ya una vez seleccionado, se crea en la hoja de trabajo el tipo de organigrama que hemos selecccionado. Nos muestra una imagen similar a la siguiente..
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Para cambiar el tamaño de la letra, y seleccionar una mucho más pequeña se tienen dos opciones: La primera es que Excel ajuste el texto y para ello simplemente introducir el texto y éste se irá autoajustando al texto introducido; La segunda, utilizamos la ficha Inicio y en el grupo Fuente elegimos la fuente deseada.
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Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es uno sencillo que muestra los niveles más importantes. |
Podemos modificar el organigrama que ya creamos. Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro más que depende del Gerente de personall, realizamos lo siguiente:
- Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente de Personal y damos clic con botón derecho del ratón, para desplegar el menú de opciones.
- Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pues es el nivel que deseamos crear.
- Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más, bajo el Gerente de Personal. Escribimos el nombre del puesto.
Cuando seleccionamos el Organigrama, aparece la cinta SmartArt con las fichas Diseño y Formato con las que podemos modificar el relleno y el contorno de las formas, además se les puede aplicar un efecto especial.
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